أفضل ممارسات الأمان

لماذا يهم الأمان للمكاتب القانونية

تتعامل المكاتب القانونية مع معلومات حساسة للغاية — وقائع القضايا والسجلات المالية ووثائق الهوية والمراسلات السرية. الاختراق الأمني يمكن أن يُعرّض العملاء لأضرار قانونية ويمس سمعة مكتبك المهنية. الممارسات التالية بسيطة التطبيق وتقلل المخاطر تقليلاً ملحوظاً.

كلمات مرور قوية

يفرض عدل ديسك حداً أدنى من 8 أحرف لجميع كلمات المرور. للحماية الفعّالة، اتبع هذه الإرشادات عند ضبط كلمات المرور لنفسك أو لأعضاء الفريق:

• استخدم 12 حرفاً على الأقل — الأطول دائماً أقوى.
• امزج بين الأحرف الكبيرة والصغيرة والأرقام والرموز (مثل: @، #، !، %).
• تجنب كلمات القاموس أو الأسماء أو التواريخ القابلة للتخمين.
• لا تعيد استخدام كلمة المرور ذاتها عبر خدمات متعددة.
• استخدم مدير كلمات المرور (LastPass أو 1Password أو Bitwarden) لتوليد كلمات مرور قوية وتخزينها.

لا تُشارك الحسابات

يجب أن يمتلك كل عضو في الفريق حسابه الفردي الخاص. مشاركة تسجيل دخول واحد بين عدة أشخاص تجعل من المستحيل تتبع من نفّذ أي إجراء في سجل التدقيق وتزيل المساءلة الفردية. إذا احتاج مستخدم إلى صلاحيات مختلفة، أنشئ حساباً جديداً بالدور الصحيح عوضاً عن مشاركة بيانات الدخول.

عطّل حسابات المغادرين فوراً

عندما يغادر عضو الفريق — سواء باستقالة أو إنهاء خدمة أو انتهاء عقد — عطّل حسابه في نفس اليوم. انتقل إلى الإعدادات → المستخدمون، ابحث عن صف المستخدم، وبدّل حالته إلى غير نشط. هذا يحجب الوصول بتسجيل الدخول فوراً مع الحفاظ على جميع السجلات التي أنشأها. لا تحذف الحساب لأن ذلك سيقطع مسار التدقيق التاريخي.

مراجعات دورية للصلاحيات

راجع صلاحيات الأدوار مرةً على الأقل كل ربع سنة. مع نمو مكتبك وتطور الأدوار، قد تتجاوز الصلاحيات ما هو ضروري فعلياً. لكل دور، اسأل نفسك:

• هل يحتاج هذا الدور حقاً إلى صلاحية الإنشاء/الحذف، أم أن القراءة كافية؟
• هل يجب أن يرى المساعدون القانونيون بيانات المالية؟
• هل يحتاج جميع المحامين إلى الوصول إلى الإعدادات؟

انتقل إلى الإعدادات → الأدوار وراجع كل بطاقة دور. قلّص الصلاحيات إلى الحد الأدنى اللازم لكل دور لأداء عمله (مبدأ الصلاحية الأدنى).

أمان المتصفح

• HTTPS مُفعَّل: عدل ديسك لا يمكن الوصول إليه إلا عبر HTTPS — جميع البيانات أثناء الإرسال مشفّرة باستخدام TLS. لا تتابع إذا أظهر متصفحك تحذيراً بشأن الشهادة الأمنية.
• أجهزة الكمبيوتر المشتركة: إذا استخدمت جهازاً مشتركاً أو عاماً، انقر دائماً على تسجيل الخروج قبل المغادرة. لا تحفظ كلمات المرور في المتصفح على الأجهزة المشتركة.
• تسجيل الخروج التلقائي: تنتهي جلسات عدل ديسك بعد فترة من عدم النشاط. هذا مقصود — لا تُعطّل هذه الميزة.

تشفير البيانات

جميع البيانات المخزّنة في عدل ديسك مشفّرة في حالة الاستقرار على الخادم. ملفات المستندات المخزّنة في السحابة مشفّرة باستخدام AES-256. لا تحتاج إلى اتخاذ أي إجراء إضافي — التشفير تلقائي وفعّال دائماً.

سجل التدقيق

كل إجراء ينفّذ في عدل ديسك — تعديلات القضايا ورفع المستندات وسجلات المدفوعات وتغييرات المستخدمين — مسجّل في سجل التدقيق. بصفتك مدير مكتب، يمكنك الوصول إليه عبر الإعدادات → سجل التدقيق. يُظهر السجل:

• الطابع الزمني للإجراء
• المستخدم الذي نفّذه
• نوع الإجراء (إنشاء، تحديث، حذف)
• السجل المحدد المتأثر

راجع سجل التدقيق بانتظام لرصد النشاط غير المعتاد، كعمليات حذف أو تصدير كثيرة يبادر بها مستخدم واحد.